Dienstreise mit privatem Pkw von der Steuer absetzen

Was zählt als Dienstreise mit dem privaten Pkw?

Steuerlich spricht man nicht von einer „Dienstreise", sondern von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Gemeint ist jede Fahrt, die du aus beruflichen Gründen außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte – also deinem festen Arbeitsplatz – machst. Typische Beispiele sind Kundentermine, Fortbildungen, Messebesuche, Montageeinsätze oder die Fahrt zu einer auswärtigen Zweigstelle deines Arbeitgebers.

Wichtig ist die Abgrenzung zur normalen Fahrt ins Büro: Für den täglichen Arbeitsweg gilt die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale), die nur die einfache Strecke berücksichtigt. Bei einer echten Dienstreise dagegen zählen alle tatsächlich gefahrenen Kilometer, also Hin- und Rückweg. Das macht in Summe einen spürbaren Unterschied.

Nutzt du dafür dein eigenes Auto und bekommst vom Arbeitgeber keine oder nur eine teilweise Erstattung, kannst du die Differenz in deiner Steuererklärung geltend machen. Welches Finanzamt dafür zuständig ist, findest du schnell über unsere Finanzamt-Suche.

Die Kilometerpauschale 2026: 0,30 € pro gefahrenem Kilometer

Für Dienstreisen mit dem privaten Pkw gilt 2026 die Kilometerpauschale von 0,30 € je gefahrenem Kilometer. Diese pauschalen Kilometersätze leiten sich aus dem Bundesreisekostengesetz ab und sind in § 9 EStG verankert. Für ein Motorrad oder einen Motorroller liegt der Satz bei 0,20 € je Kilometer.

Anders als bei der Entfernungspauschale zählt hier wirklich jeder gefahrene Kilometer. Fährst du 80 Kilometer zum Kunden und wieder zurück, sind das 160 Kilometer – macht 48,00 € allein für die Fahrtkosten dieser einen Reise. Du musst die Pauschale nicht durch einzelne Belege wie Tankquittungen begründen; sie deckt sämtliche Fahrzeugkosten pauschal ab.

Alternativ darfst du statt der Pauschale auch deine tatsächlichen Kilometerkosten ansetzen. Dafür ermittelst du einmal die Gesamtkosten deines Fahrzeugs pro Jahr (Abschreibung, Versicherung, Reparaturen, Sprit) und teilst sie durch die Jahresfahrleistung. Das lohnt sich vor allem bei teuren Autos mit geringer Laufleistung – ist aber deutlich aufwendiger.

Verpflegungsmehraufwand zusätzlich absetzen

Bist du beruflich unterwegs, kannst du neben den Fahrtkosten auch einen Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Hier zählen keine echten Belege, sondern feste Pauschalen, die sich nach der Dauer deiner Abwesenheit richten. Maßgeblich ist, wie lange du von deiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte weg bist.

Für 2026 gelten folgende Pauschbeträge nach § 9 Abs. 4a EStG: 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit an einem Tag ohne Übernachtung, 28 € für jeden vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit und 14 € jeweils für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung.

• Mehr als 8 Std., ohne Übernachtung: 14 €
• An- und Abreisetag (mit Übernachtung): je 14 €
• Voller Reisetag (24 Std. abwesend): 28 €

Übernachtung und Reisenebenkosten

Musst du auswärts übernachten, sind die tatsächlichen Hotelkosten absetzbar – hier brauchst du allerdings die Rechnung als Beleg, eine Pauschale gibt es dafür in der Steuererklärung nicht. Achte darauf, dass auf der Hotelrechnung das Frühstück separat ausgewiesen ist, denn es wird von der Verpflegungspauschale abgezogen.

Auch sogenannte Reisenebenkosten zählen zu den abziehbaren Werbungskosten. Dazu gehören Parkgebühren, Mautkosten, Fähren, die Gebühr für ein berufliches Telefonat oder die Kosten für einen Stellplatz. Sammle die Quittungen, denn diese Posten gehen über die Kilometerpauschale hinaus und summieren sich schnell.

Welche Nachweise das Finanzamt sehen will

Pauschalen wie Kilometer- und Verpflegungspauschale musst du nicht mit Einzelbelegen untermauern, aber du musst die Reise selbst glaubhaft machen. Das Finanzamt erwartet, dass du Anlass, Datum, Ziel und Dauer jeder Fahrt schlüssig darlegen kannst. Eine eigene Aufstellung reicht in der Regel aus.

Hilfreich sind ergänzende Unterlagen wie Einladungen zu Terminen, Seminarbestätigungen, Tankquittungen mit Ortsbezug oder die Reisekostenabrechnung deines Arbeitgebers. Bei Reisenebenkosten und Übernachtungen solltest du die Originalbelege aufbewahren – am besten zusätzlich digital eingescannt, falls das Finanzamt nachfragt.

So trägst du die Kosten in die Steuererklärung ein

Als Arbeitnehmer gehören die Fahrtkosten, der Verpflegungsmehraufwand und die Reisenebenkosten in die Anlage N deiner Einkommensteuererklärung – in den Bereich „Reisekosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit". Am einfachsten geht das digital über ELSTER, wo die Felder direkt beschriftet sind.

Denke daran, dass alle Werbungskosten zusammen erst dann Steuern sparen, wenn sie über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag liegen. Diesen zieht das Finanzamt ohnehin automatisch ab. Mit ein paar Dienstreisen, dem Arbeitsweg und weiteren Posten ist diese Grenze aber oft schnell überschritten.

Selbstständige tragen die Fahrten dagegen als Betriebsausgaben in die Anlage EÜR oder die Gewinnermittlung ein – die Kilometerpauschale von 0,30 € je gefahrenem Kilometer gilt für sie genauso.

Pauschale oder tatsächliche Kosten – was lohnt sich?

In den meisten Fällen ist die Kilometerpauschale die einfachste und völlig ausreichende Lösung: kein Rechnen, kein Belegesammeln, und 0,30 € pro Kilometer decken bei einem durchschnittlichen Auto die Kosten gut ab. Genau dafür gibt es die Pauschale – sie soll dir die aufwendige Einzelabrechnung ersparen.

Anders sieht es aus, wenn dein Fahrzeug überdurchschnittlich teuer ist oder du nur wenige Kilometer im Jahr fährst. Dann können deine echten Kosten pro Kilometer deutlich über 0,30 € liegen. In diesem Fall lohnt sich der Aufwand, einmal den individuellen Kilometersatz zu ermitteln und mit Belegen zu untermauern. Hast du diesen Satz einmal berechnet, darfst du ihn so lange verwenden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.

Wenn du mit Kollegen oder als Mitfahrer unterwegs bist

Nimmst du auf einer Dienstreise Kolleginnen oder Kollegen in deinem privaten Pkw mit, ändert das nichts an deiner Kilometerpauschale – du setzt weiterhin deine gefahrenen Kilometer an. Eine zusätzliche Mitnahmepauschale wie bei manchen Reisekostenregelungen gibt es im Steuerrecht für Arbeitnehmer allerdings nicht.

Bist du umgekehrt selbst nur Mitfahrer und hattest keine eigenen Fahrtkosten, kannst du für die Strecke auch nichts absetzen – schließlich ist dir kein Aufwand entstanden. Den Verpflegungsmehraufwand darfst du aber trotzdem geltend machen, denn der hängt allein an deiner Abwesenheitsdauer, nicht am Fahrzeug.