Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – kurz USt-IdNr. – ist eine eigenständige Nummer, die Unternehmen zusätzlich zu ihrer normalen Steuernummer erhalten. Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben und dient ausschließlich der Abwicklung von Geschäften innerhalb der Europäischen Union. Vereinfacht gesagt ist sie dein Ausweis im europäischen Binnenmarkt: Mit ihr weisen sich Unternehmen gegenseitig nach, dass sie umsatzsteuerlich registriert sind.
Wenn du grenzüberschreitend Rechnungen schreibst, gehört die USt-IdNr. zwingend darauf. Sie ist kostenlos und gilt unbegrenzt, solange dein Unternehmen besteht. Die zuständige Behörde findest du nicht beim örtlichen Finanzamt, sondern zentral beim BZSt mit Sitz in Saarlouis.
USt-IdNr. und Steuernummer – der Unterschied
Viele verwechseln die beiden Nummern, dabei haben sie ganz unterschiedliche Aufgaben. Deine Steuernummer bekommst du vom Finanzamt und nutzt sie für alle innerdeutschen Angelegenheiten: Umsatzsteuervoranmeldung, Einkommensteuererklärung und Schriftverkehr mit deinem Finanzamt. Die USt-IdNr. dagegen brauchst du für den grenzüberschreitenden Handel in der EU.
Beide Nummern existieren parallel und ersetzen sich nicht. Wer also europaweit aktiv ist, hat in der Regel beide. Mehr zum Thema findest du in unserem Ratgeber rund um Steuer-ID und Steuernummer. Und wenn du dein zuständiges Finanzamt suchst, hilft dir unsere Finanzamt-Suche schnell weiter.
Für wen die USt-IdNr. wichtig ist
Eine USt-IdNr. brauchst du, sobald du am sogenannten innergemeinschaftlichen Handel teilnimmst. Das BZSt nennt vier typische Fälle: die Lieferung von Waren in andere EU-Staaten, den Erwerb von Waren aus dem EU-Ausland, sogenannte Dreiecksgeschäfte sowie das Erbringen oder Beziehen von Dienstleistungen über die Grenze.
- Du verkaufst Produkte an Geschäftskunden in anderen EU-Ländern.
- Du kaufst Waren bei Lieferanten innerhalb der EU ein.
- Du bietest digitale oder beratende Dienstleistungen für EU-Unternehmen an.
- Du nutzt Online-Marktplätze, die eine USt-IdNr. verlangen.
Auch wenn du Werbeanzeigen bei internationalen Anbietern schaltest oder Software-Abos aus dem EU-Ausland beziehst, wird die Nummer oft fällig, damit das Reverse-Charge-Verfahren greift.
Brauchst du als Kleinunternehmer eine USt-IdNr.?
Auch als Kleinunternehmer nach §19 UStG kannst du eine USt-IdNr. beantragen – und musst es manchmal sogar. Sobald du Waren aus dem EU-Ausland einkaufst und die Erwerbsschwelle überschreitest oder Dienstleistungen von ausländischen Unternehmern beziehst, wirst du im Reverse-Charge-Verfahren steuerpflichtig. Dann führt an der Nummer kein Weg vorbei.
Für reine Inlandsgeschäfte brauchst du als Kleinunternehmer dagegen keine USt-IdNr. Es spricht aber nichts dagegen, sie vorsorglich zu beantragen, falls du künftig europaweit tätig werden möchtest.
So beantragst du die USt-IdNr. online beim BZSt
Der bequemste Weg führt über das Online-Formular des BZSt. Du findest es im Formular-Management-System des Bundes. Nach dem Absenden werden deine Angaben automatisch mit den Daten abgeglichen, die dein Finanzamt an das BZSt übermittelt hat. Du bekommst sofort eine Rückmeldung, ob der Antrag verarbeitet werden kann.
Wichtig: Die fertige USt-IdNr. wird dir aus rechtlichen Gründen ausschließlich per Post mitgeteilt – niemals per E-Mail oder Telefon. Den offiziellen Antrag findest du direkt beim Bundeszentralamt für Steuern.
Deine fertige USt-IdNr. bekommst du aus rechtlichen Gründen ausschließlich per Post - niemals per E-Mail oder Telefon. Angebliche Mitteilungen auf anderem Weg sind unseriös.
Antrag direkt bei der Gründung über das Finanzamt
Wenn du dein Unternehmen gerade erst gründest, geht es noch einfacher. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du ohnehin über ELSTER ausfüllst, kannst du die USt-IdNr. gleich mit anfordern. Das Finanzamt leitet deinen Wunsch dann automatisch ans BZSt weiter.
Diesen Fragebogen musst du innerhalb eines Monats nach Aufnahme deiner Tätigkeit abgeben. Es lohnt sich also, das Häkchen für die USt-IdNr. direkt zu setzen, wenn du eine grenzüberschreitende Tätigkeit planst.
Welche Daten du für den Antrag brauchst
Für den Online-Antrag beim BZSt hältst du am besten folgende Angaben bereit, damit der Datenabgleich reibungslos klappt.
- Das für dich zuständige Finanzamt
- Deine Steuernummer (bei Organgesellschaften die Körperschaftsteuernummer)
- Den vollständigen Namen und die Anschrift deines Unternehmens
Stimmen diese Daten nicht mit den beim BZSt hinterlegten Informationen überein, verzögert sich die Bearbeitung. Prüfe deine Steuernummer deshalb vorab sorgfältig.
Wie lange dauert die Erteilung?
Sind alle Daten korrekt, erfolgt die Vergabe meist innerhalb weniger Tage bis zu rund zwei Wochen. Da die Mitteilung per Post kommt, solltest du den Postweg einplanen. Bei einer Neugründung kann es etwas länger dauern, weil zuerst das Finanzamt deine Daten ans BZSt melden muss.
So ist die USt-IdNr. aufgebaut
Die deutsche USt-IdNr. beginnt immer mit dem Länderkürzel DE, gefolgt von neun Ziffern – zum Beispiel DE123456789. Jedes EU-Land hat ein eigenes Format mit dem jeweiligen Länderkürzel. Auf Rechnungen an EU-Geschäftskunden gibst du sowohl deine eigene als auch die USt-IdNr. deines Kunden an.
USt-IdNr. von Geschäftspartnern prüfen
Bevor du eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ausführst, solltest du die USt-IdNr. deines Kunden überprüfen. Das BZSt bietet dafür ein kostenloses Bestätigungsverfahren an. So gehst du sicher, dass die Nummer gültig ist und dem richtigen Unternehmen gehört – das schützt dich vor späteren Nachforderungen des Finanzamts.
Vor einer steuerfreien Lieferung ins EU-Ausland solltest du die USt-IdNr. deines Kunden über das kostenlose Bestätigungsverfahren des BZSt prüfen - das schützt dich vor späteren Nachforderungen.
TippBeantrage die USt-IdNr. am besten gleich im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei der Gründung – das spart dir den separaten Online-Antrag und du hast die Nummer parat, sobald das erste EU-Geschäft ansteht.
Häufige Fragen
Was kostet die Beantragung der USt-IdNr.?
Die Erteilung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist beim Bundeszentralamt für Steuern komplett kostenlos. Seriöse Stellen verlangen dafür keine Gebühr.
Was ist der Unterschied zwischen USt-IdNr. und Steuernummer?
Die Steuernummer vom Finanzamt nutzt du für alle innerdeutschen Steuerangelegenheiten. Die USt-IdNr. vom BZSt brauchst du dagegen für den Handel mit Geschäftspartnern in anderen EU-Ländern.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine USt-IdNr.?
Für reine Inlandsgeschäfte nicht. Sobald du aber Waren oder Dienstleistungen aus dem EU-Ausland beziehst und ins Reverse-Charge-Verfahren fällst, brauchst du die Nummer auch als Kleinunternehmer.
Wie lange dauert es, bis ich die USt-IdNr. bekomme?
Sind deine Daten korrekt, dauert es meist nur wenige Tage bis etwa zwei Wochen. Da die Nummer ausschließlich per Post kommt, solltest du den Postweg einkalkulieren.
Wie ist die deutsche USt-IdNr. aufgebaut?
Sie beginnt mit dem Kürzel DE und besteht aus neun Ziffern, also zum Beispiel DE123456789. Jedes EU-Land hat ein eigenes Format mit eigenem Länderkürzel.